PL
Specjalista/ka w Kancelarii Ogólnej (Mailing Room)
Warszawa
stacjonarny
Sprawdź nasze wymagania
- Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku (kancelaria, biuro podawcze, dział administracji lub logistyki dokumentów)
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
- Szybkość i skuteczność w działaniu
- Wielozadaniowość, odpowiedzialność i zaangażowanie
- Umiejętność pracy w zespole
- Otwartość i komunikacja
- Proaktywne podejście i nastawienie na rozwiązanie problemów oraz innowacyjność
- Chęć uczenia się i rozwoju
- Umiejętność obsługi komputera, urządzeń biurowych
- Znajomość pakietu MS Office
- Umiejętność zarządzania przepływem informacji
- Samodzielność i dobra organizacji pracy własnej, dokładność i terminowość
- Wysoka kultura osobista, optymizm, zdolności interpersonalne
Mile widziane
- Doświadczenie w pracy w środowisku korporacyjnym lub międzynarodowym
- Znajomość systemów elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)
Odkryj zadania, które czekają na Ciebie
- Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem kancelarii ogólnej - zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą
- Organizacja i kontrola obiegu dokumentów (tradycyjnych i elektronicznych)
- Zapewnienie terminowego odbioru, rejestracji, dystrybucji i archiwizacji dokumentacji
- Współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów oraz wymiany informacji
- Wdrażanie i nadzorowanie procedur kancelaryjnych zgodnie z polityką firmy
- Koordynowanie pracy zespołu Kancelarii, planowanie grafików pracy, kontrola jakości i wykonywanych czynności, pomoc i wsparcie
- Obsługa skrzynki funkcyjnej działu, kierowanie przychodzącej korespondencji do odpowiednich departamentów w Firmie
- Współpraca z dostawcami, w szczególności z Pocztą Polską oraz firmami kurierskimi - współpraca bieżąca i operacyjna
- Realizacja zamówienia opakowań oraz materiałów eksploatacyjnych, koordynacja dostaw
- Powadzenie procesów reklamacyjnych dotyczących usług pocztowych i kurierskich, zarówno wewnątrz organizacji jak i u dostawców usług
- Nadzór nad prawidłowym przygotowywaniem dokumentacji wysyłkowej oraz zbieranie danych na potrzeby dalszego rozliczania kosztów przesyłek
- Inicjowanie i wdrażanie nowych rozwiązań usprawniających prace zespołu oraz otwartość na zmiany i innowacje
- Rozliczanie faktur za przesyłki w odpowiednich systemach finansowych firmy oraz weryfikacja poprawności kosztów
- Utrzymywanie porządku w Mailing Roomie
- Raportowanie do przełożonego o stanie realizacji zadań oraz zgłaszanie potrzeb i usprawnień
Zobacz, co mamy dla Ciebie
- szeroki pakiet szkoleń – korzystaj z platform Degreed i LinkedIn Learning, szkoleń technicznych oraz certyfikowanych szkoleń Microsoft
- wsparcie Buddy’ego – Twój opiekun będzie dla Ciebie przewodnikiem po KPMG
- program mentoringowy – świadomie planuj swoją ścieżkę kariery
- pakiet kafeteryjny – wybieraj benefity, które Cię interesują m.in. kartę MultiSport, bilety do kina, teatru, vouchery i zniżki
- prywatną opiekę medyczną, dodatkowe ubezpieczenie i program wellbeing – dbaj o siebie i swoją rodzinę
- program poleceń – zyskaj dodatkowy bonus finansowy za skuteczną rekomendację znajomego do pracy
- dni wolne na wolontariat – skorzystaj z 2 dodatkowych dni wolnych i grantu na działania charytatywne
- prezenty świąteczne lub bonusy – pamiętamy o miłych gestach
Poznaj lepiej zespół
Zespół Administracji dba o to, aby miło i efektywnie pracowało się w naszych biurach. Zajmujemy się wsparciem administracyjnym naszych zespołów, obsługą recepcji, kontaktem z gośćmi KPMG, zarządzaniem powierzchniami biurowymi, w tym m.in. współpracą z zarządcami budynków i dostawcami usług serwisowych.
